Papierlose Buchhaltung: Eingangsrechnungen

Wer Eingangsrechnungen noch physisch im Büro herumschwirren lässt, sollte über einen papierlosen Workflow nachdenken. Wir zeigen Ihnen wie es geht:

  mit Papier papierlos
Eingang
(per Post, Fax, Email, Download)
Eingangsstempel, Ausdruck bzw. Kopie Rechnungen Scan bzw. Abspeichern
Erfassung Postbuch, ER-Mappe Eingangsrechnungsprogramm
(Datenerkennung mittels QU-Code oder OCR-Erkennung)
Prüfung
(formell und inhaltlich)
Papierrechnung wird verteilt an Prüfer automatische Zuweisung zu Prüfer
Freigabe Warten auf Rückgabe mit Freigabe Freigabe und automatische Weiterleitung
Verbuchung Ordner an Steuerberater Automatische Weiterleitung, Buchungsvorschlag mit KI (Künstliche Intelligenz)
Archivierung Ordner wieder zurück, 7 Jahre Aufbewahrung Automatische Archivierung in elektronischem Archiv
Bezahlung Manuelle Überweisung in Online-Banking Generierung Zahlungsvorschlag für Online-Banking
Verbuchung Zahlung mit der Bank im nächsten Buchungszyklus automatische Rückverbuchung

*** Bei Spalte mit Papier Icon „Blitz“, papierlos mit Icon „Hakerl“ oder ähnlichem ***

Welcher Anbieter? Die eigene Branchensoftware oder Warenwirtschaft deckt oft auch den ER-Bereich mit ab. Auch allgemeine ERP-Systeme beinhalten ER-Module. Sprechen Sie mit uns: Wir beraten Sie gerne betreffend Auswahl und Schnittstellen.

Wie können Bescheide aufgehoben werden?

Ihr Steuerbescheid entspricht nicht dem erwünschten Spruch? Wie können unrichtige Bescheide noch korrigiert werden? Hierfür bietet die Bundesabgabenordnung (BAO) – abhängig von Alter und Art des Bescheides – verschiedenen Möglichkeiten.

Beschwerde

Innerhalb eines Monats ab Bescheidzustellung (Frist auf Antrag verlängerbar) kann man gegen einen Bescheid Beschwerde beim Finanzamt einbringen. Diese muss die Bescheidbezeichnung, eine Erklärung was angefochten und welche Änderung beantragt wird, eine Begründung sowie die Unterschrift beinhalten. Eine Beschwerde kann auch über FinanzOnline eingereicht werden. Zumeist entscheidet direkt das Finanzamt mittels Beschwerdevorentscheidung.

Passt auch die Vorentscheidung nicht, kann man einen Antrag stellen, dass die Beschwerde dem Bundesfinanzgericht (BFG) vorgelegt wird (Vorlageantrag). Die Beschwerde hat keine aufschiebende Wirkung, die vorgeschriebene Abgabe muss trotzdem bis zum Fälligkeitstag entrichtet werden. In Verbindung mit der Beschwerde kann aber ein Antrag auf Aussetzung der Einhebung für den strittigen Betrag eingebracht werden. Wird der Beschwerde allerdings nicht stattgegeben, sind Aussetzungszinsen von aktuell 1,38 % pro Jahr fällig.

Abänderung

Ist die Rechtsmittelfrist bereits abgelaufen, kann ein Bescheid bis zur Verjährung (normalerweise fünf Jahre) durch eine Berichtigung abgeändert werden. Eine Berichtigung ist möglich aufgrund

Aufhebung

Ein Antrag auf Aufhebung des Bescheides kann nur erfolgen, wenn sich der Spruch des Bescheides als nicht richtig erweist. Dies ist dann der Fall, wenn ein Bescheid gegen Gesetz, Vorordnung oder Gemeinschaftsrecht verstößt. Ein unrichtiger Spruch liegt auch vor, wenn erhebliche Tatsachen bzw. Beweismittel nicht berücksichtigt wurden. Eine Aufhebung ist nur innerhalb eines Jahres ab Zustellung des Bescheides möglich. Der Antrag muss die Bescheidbezeichnung und die Gründe enthalten, auf die sich die Unrichtigkeit stützt (§ 299 BAO).

Wiederaufnahme

Wurde ein Bescheid erschlichen, sind Tatsachen oder Beweismittel neu hervorgekommen oder war der Bescheid von einer Vorfrage abhängig, ist auch eine Wiederaufnahme des Verfahrens (§ 303 BAO) möglich.

Es besteht kein Rechtsanspruch auf Änderung, Aufhebung oder Verfahrenswiederaufnahme. Die Entscheidung liegt im Ermessen der Abgabenbehörde. Im Regelfall (wenn sich der Fehler nicht geringfügig auswirkt) erfolgt allerdings eine Berichtigung bzw. Wiederaufnahme. Die Rechtswirkung ist sowohl zu Gunsten als auch zu Ungunsten des Steuerpflichtigen möglich.

Förderungen für E-Mobilität

Der Bund und die Fahrzeugimporteure unterstützen die Anschaffung von Elektromobilität mit einer gemeinsamen Förderaktion. Die Mittel aus der Förderaktion sind aber budgetär (46 Mio. €) und zeitlich (31. März 2022) begrenzt. Gefördert wird die Anschaffung von Fahrzeugen mit Elektroantrieb oder Brennstoffzellen mit 5.000 €. Die Förderhöhe von Plug-In-Hybrid-Antrieben liegt bei 2.500 €. Gefördert werden sowohl Privatpersonen als auch Betriebe, Gebietskörperschaften und Vereine.

Für die Antragstellung ist zuerst eine Online-Registrierung notwendig, danach müssen Sie innerhalb von 24 Wochen den Antrag stellen. Innerhalb dieser Frist hat die Lieferung, Bezahlung und Zulassung des Fahrzeuges zu erfolgen und sämtliche für die Antragstellung notwendigen Unterlagen müssen vorliegen. Im Fall einer Leasingfinanzierung ist außerdem eine Brutto-Depotzahlung von 2.400 € (E-Auto) bzw. 1.200 € (Hybrid) erforderlich.

Tipp: Vergewissern Sie sich, dass ab Registrierung zur Förderung die Fahrzeuganmeldung innerhalb von 24 Wochen durchgeführt werden kann und keine langen Lieferzeiten vorliegen!

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite der Förderstelle unter

www.umweltfoerderung.at

Was kann ich 2020 fürs Homeoffice absetzen?

Kleines ABC der Homeoffice-Kosten:

Lattenrost als außergewöhnliche Belastung

Ein Dialysepatient beantragte die Kosten für sein Krankenhaus-Spezialbett als außergewöhnliche Belastung. Während das Finanzamt die Ausgaben nicht berücksichtigte, hatte das Bundesfinanzgericht (BFG) teilweise ein Einsehen. Von den Gesamtkosten von etwa 4.000 € entfielen rund 1.500 € auf den elektrisch verstellbaren Lattenrost. Nur dieser Betrag wurde vom BFG anerkannt, weil eine behindertenspezifische Vorrichtung vorlag. Allerdings wurde der Kostenersatz der Krankenkasse abgezogen und nur der Differenzbetrag gewährt. Die restlichen Kosten stellen nur Vermögensumschichtung (Geld gegen allgemein verwendbares Wirtschaftsgut) dar und sind daher steuerlich nicht zu berücksichtigen.

31.8.2021 – Ende Antragsfrist Fixkostenzuschuss I (FKZ I)

Der FKZ I unterstützt Unternehmen für den Corona-Zeitraum 16.03 – 15.09.2020. Anträge sind bis Ende August 2021 möglich. Für den FKZ 800.000, der den Zeitraum 16.09.2020 – 30.6.2021 abdeckt, endet die Antragsfrist am 31.12.2021. Wir unterstützen Sie gerne.

Homeoffice-Tage am Lohnzettel

Arbeitgeber müssen ab 2021 Homeoffice-Tage und das Homeoffice-Pauschale an die Behörden melden.

Die Lohnkontenverordnung regelt, welche Informationen mit dem Jahreslohnzettel L16 an das Finanzamt übermittelt werden müssen. Am 25. März 2021 wurde die Verordnung insofern geändert, als auch die Homeoffice-Tage der Belegschaft sowie steuerfrei ausbezahlte Homeoffice-Pauschalen ab dem Jahr 2021 gemeldet werden müssen.

Das Homeoffice-Pauschale beträgt maximal 3 € pro Tag (max. 300 € pro Jahr). Dieses kann entweder direkt als steuerfreier Kostenersatz ausbezahlt werden oder es reduziert die Steuerbasis in der Arbeitnehmerveranlagung.

Erleichterung für das erste Halbjahr 2021

Gibt es bis jetzt keine Aufzeichnungen über die Homeoffice-Tage, so darf man im ersten Halbjahr aufgrund von Erfahrungswerten schätzen. Ab 1. Juli 2021 muss aber exakt ermittelt werden.

Tipp:
Adaptieren Sie rechtzeitig Ihre Zeitaufzeichnungen, damit Sie ohne großen Aufwand die Anzahl der Tage kennen.

Meldung

Die Meldung erfolgt elektronisch im Rahmen der L16-Übermittlung bis zum 28. Februar des Folgejahres. Wir informieren unsere Lohnverrechnungsklienten zum Jahreswechsel und erledigen die Meldung fristgerecht für Sie.

Monatlicher Lohnzettel

Auch in der monatlichen Abrechnung müssen sämtliche Aufwandsentschädigungen abgedruckt werden – somit sind auch die Homeoffice-Pauschalen verpflichtend anzuführen.

Streit um Covid-19 Förderungen meist aussichtslos

Wenn es zum Streit über Corona-Maßnahmen kommt, sitzt der Förderwerber meist am kürzeren Ast. Ein Rechtsstreit will daher gut überlegt sein.

Die Pandemie dauert an. Und mit ihr steigt auch das Budgetdefizit aufgrund von COVID-19 Hilfsmaßnahmen. Daher ist es nicht verwunderlich, dass die Förderstellen die Anträge genauer prüfen und im Nachhinein kontrollieren, ob die Förderkriterien eingehalten wurden.

Privatrechtlicher Vertrag

Die typische COVID-19 Unterstützung basiert auf einer Verordnung, die eine Förderstelle wie COFAG, AWS, AMS oder Wirtschaftskammer mit der Abwicklung beauftragt. Mit der Antragstellung nimmt der Förderwerber die Richtlinien an und mit der Auszahlung kommt es zu einem privatrechtlichen Vertragsabschluss.

Bei Streitigkeiten gelten daher nicht die Bestimmungen eines Verwaltungsverfahrens, sondern man muss den privatrechtlichen Gerichtsweg einschlagen.

Kein Rechtsanspruch

Die Förderrichtlinien sehen üblicherweise keinen Rechtsanspruch auf Förderung vor. Allerdings sind der Gleichheitsgrundsatz, das Willkür- und Diskriminierungsverbot zu beachten. Die ständige Rechtsprechung des OGH sieht vor, dass ein Leistungsanspruch bei Erfüllung der Voraussetzungen besteht und dass es keine Leistungsverweigerung aus unsachlichen Gründen geben darf. Bei Verstößen kann man vor einem Zivilgericht klagen. Der Klagsweg ist allerdings teuer und zeitaufwendig, es herrscht Anwaltspflicht. Dieser Weg ist nur dann sinnvoll, wenn es

sich um hohe Beträge handelt und der Ausgang Erfolg versprechend ist. Immerhin trägt der Kläger auch das Kostenrisiko, sollte der Prozess verloren werden.

Tipp: Wer eine abweisende oder ablehnende Entscheidung erhält, sollte die Begründung prüfen. Diese ist meist sehr kurz gefasst. Da aber Begründungspflicht herrscht, kann man eine ausführlichere anfordern. Damit können die Chancen einer Klage besser abgeschätzt werden.

Versteuerung von Krypto-Währungen

Was ist bei Krypto-Währungen steuerlich zu beachten?

Krypto-Währungen sind in den Augen der Finanz keine offizielle Währung – sie gelten als nicht abnutzbare, unkörperliche Wirtschaftsgüter.

Betriebs- oder Privatvermögen

Kauft ein Unternehmen Bitcoins und Co. als langfristige Investition, so zählen sie zum Anlagevermögen. Wer eine elektronische Geldbörse für kurzfristige Transaktionen einsetzt, hält diese im Umlaufvermögen. Anleger, die traden, erzielen Einkünfte aus Gewerbebetrieb. Die Folge: Gewinne sind zum Normaltarif steuerpflichtig; im Betriebsvermögen gibt es keine Spekulationsfrist.

Anders ist es bei Besitz im Privatvermögen. Wer innerhalb eines Jahres mit Gewinn verkauft, muss versteuern, wenn alle Spekulationsgewinne 440 € pro Jahr übersteigen. Behält man die Kryptowährung länger, ist ein Verkaufsgewinn steuerfrei. Ist das Krypto-Asset allerdings zinstragend, so gilt der Sondersteuersatz von 27,5 % für Kapitalerträge.

Berechnung und Dokumentation

Da es bei einem Verkauf von Krypto-Assets kaum feststellbar ist, welche Einkaufstranche verkauft wird, geht man von der FIFO- (First in, First out-)
Methode aus. Es wird daher der älteste Einkauf mit dem Veräußerungserlös gegengerechnet. Da keine Kapitalertragsteuer abgezogen wird, müssen alle Ein- und Verkäufe sowie alle Umtäusche genau dokumentiert werden.

Wird das Unter­nehmen überleben?

Ist eine Gesellschaft materiell insolvent (zahlungsunfähig oder insolvenzrechtlich überschuldet), muss die Geschäftsleitung unverzüglich einen Insolvenz-antrag stellen. Diese Pflicht obliegt dem Schuldner, ohne schuldhaftes Zögern, spätestens aber 60 Tage nach Eintritt des Insolvenzeröffnungsgrundes. 

Wie bereits berichtet (vgl Impuls 4/2020), wurde mit dem 4. Covid-19-Gesetz die Insolvenzantragspflicht bei Erfüllung des Überschuldungstatbestandes ausgesetzt. Diese Sonderreglung endet mit 30. Juni 2021

Eine insolvenzrechtliche Überschuldung ist gemäß § 67 Insolvenzordnung gegeben, wenn sowohl eine rechnerische Überschuldung als auch eine negative Fortbestehensprognose vorliegen. Von rechnerischer Überschuldung spricht man, wenn im Liquidationsfall das Vermögen des Schuldners (Aktiva) nicht zur Befriedigung der Gläubiger ausreicht.

Im Zuge der Fortbestehensprognose wird geprüft, ob das Unternehmen unter Berücksichtigung realistisch geschätzter künftiger Erträge und Aufwendungen zukünftig zahlungsfähig bleiben wird. Hierbei können auch Sanierungs- und Finanzierungsmaßnahmen miteinbezogen werden, wenn diese bereits konkret geplant sind und eine Verwirklichung möglich und beabsichtigt ist.

Auswirkungen der Pandemie

Die Auswirkungen der Covid-19-Pandemie lassen sich nur schwer einschätzen und werfen viele Fragen auf: Welche Auswirkung hat die Pandemie auf das Konsumverhalten der Bevölkerung?
Haben die staatlichen Maßnahmen zur wirtschaftlichen Unterstützung der Unternehmen gegriffen? Wie haben sich die Branche selbst, das wirtschaftliche Umfeld und der Mitbewerb verändert? Welche neuen Vorschriften sind zukünftig einzuhalten und wie kostspielig ist eine Umsetzung?

Positive Entwicklung glaubhaft machen

Eine Fortbestehensprognose muss vorerst über einen Planungszeitraum von 12 Monaten glaubhaft darstellen, dass die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens gegeben ist. In einem weiteren Schritt ist für einen Zeitraum von zwei bis drei Geschäftsjahren eine positive Entwicklung des Unternehmens glaubhaft zu machen. Ergänzend können (alternative) Maßnahmen beigefügt werden, welche die Erfolgsaussichten untermauern. Die Prognose muss unter Berücksichtigung der voraussichtlichen Branchenentwicklung und des wirtschaftlichen Umfeldes erstellt werden und längerfristig die positive Entwicklung widerspiegeln. Für die Erstellung der Fortbestehensprognose müssen Sie sich in Hinblick auf die Covid-19-Krise auch damit auseinandersetzen, inwiefern Umsatz- und Ergebniseinbrüche aber auch Forderungsausfälle ihre eigene Schuldensituation beeinflussen und einer positiven Fortbestehensprognose entgegenstehen. Es ist bei allen Arten von Schulden zu prüfen, ob eine Zahlungsstockung oder Zahlungsunfähigkeit vorliegt. Tipp: Alle Annahmen und Grundlagen unbedingt schriftlich dokumentieren.

Externe Berater zuziehen

In Abwägung der einzelnen Faktoren müssen Sie entscheiden, ob eine positive Fortbestehensprognose überhaupt möglich ist oder – zur Vermeidung späterer Haftungsinanspruchnahmen der Leitungsorgane – die Eröffnung des Insolvenzverfahrens zu beantragen ist.

Wir empfehlen, die Fortbestehensprognose nicht allein zu erstellen, sondern externe Berater hinzuzuziehen.

Achten Sie auf das Copyright

Grafiken, Fotos, Musik, Texte, Videos etc. gehören dem Erschaffer des jeweiligen Werks. Wer sie verwenden möchte, muss sich an das Urheberrecht halten. Das bedeutet, dass man das Recht hat, diese Inhalte in der verwendeten Form wie beispielsweise im Internet zu benutzen. Der Erschaffer kann auch bestimmen, in welcher Form dieser genannt werden möchte. So ist bei Fotos normalerweise der Fotograf zu nennen. Weiters schützt die DSGVO  die gezeigten Personen und sie müssen gefragt werden. Wer sich nicht an Urheberrecht und Datenschutz hält, riskiert Klagsdrohungen mit pauschalen Schadenersatzforderungen.

ÖNACE- Kennzahl prüfen

Die ÖNACE-Kennzahl gibt die Branche Ihres Unternehmens an. Zu finden ist die aktuelle Kennzahl entweder im Unternehmensserviceportal (USP) oder in FinanzOnline in der letzten Steuererklärung. Die richtige Zuordnung ist wichtig für die meisten Corona-Förderungen. Falls sie nicht (mehr) stimmt, sollte man möglichst rasch eine Korrektur bei der Statistik Austria beantragen. Dazu finden Sie Ihre Zugangsdaten auf der letzten Klassifikationsmitteilung. Alternativ kann man Anfragen zum ÖNACE-Code in Bezug auf sämtliche Förder- und Unterstützungsanfragen via E-Mail stellen: klm@statistik.gv.at

Förder-Zahlenspiele

Interessantes für Zahlenmenschen: Wie viel wurde bereits an Unterstützungsleistungen für Unternehmen von der COFAG bewilligt? Wieviel bereits ausbezahlt? Wie lange dauert durchschnittlich die Bearbeitung? Wie hoch ist die Genehmigungsquote? Diese Fragen und noch mehr beantwortet die Website der COFAG:

www.cofag.at

im Bereich „Aktuelle Zahlen“

Non-Profits weiter gefördert

Gemeinnützige Organisationen und Vereine aus allen Bereichen wie Soziales, Kultur und Sport, freiwillige Feuerwehren oder gesetzlich anerkannten Religionsgemeinschaften können sich freuen. Der NPO-Fonds wird bis Ende Juni verlängert. Den Antrag für das erste Halbjahr 2021 können Sie ab Juli stellen, wobei für beide Quartale nur ein Antrag nötig sein wird.

npo-fonds.at

Eine kurze Geschichte der Zukunft

Wie wird unsere Zukunft aussehen? Rein statistisch betrachtet, stößt die Menschheit an die Grenzen der Entwicklung und der Belastbarkeit der Natur. Doch die Bionikerin Ille C. Gebeshuber ist überzeugt, dass es gute Gründe gibt, auch das Positive zu sehen. Schließlich hat die Menschheit einen weiten Weg zurückgelegt und schon oft gezeigt, dass sie signifikante Veränderungen schafft. Der unternehmerische Erfolg wird neben dem finanziellen Aspekt auch durch die Auswirkungen der Tätigkeiten auf Gesellschaft und Natur bewertet werden. Wie der Weg in die Zukunft aussehen könnte, beschreibt sie in diesem Buch.

Ille C. Gebeshuber

Eine kurze Geschichte der Zukunft –
Und wie wir sie weiterschreiben

Herder-Verlag

Was ist ein vorsätzliches Finanzstrafvergehen?

Im Finanzstrafverfahren gibt es verschiedene Schuldformen, die sich in der Strafhöhe auswirken. Die schlimmste aller Schuldformen ist der Vorsatz.

Ein Vorsatz liegt dann vor, wenn eine gesetzlich verbotene Handlung (z.B. Abgabenhinterziehung) gesetzt wird. Dazu genügt es, dass der Täter diese Verwirklichung ernstlich für möglich hält und sich mit ihr abfindet. Darum haben auch Politiker mit der Definition des Vorsatzes ihre Probleme. Begründet wird der Vorsatz im Finanzstrafverfahren meist damit, dass ein langjähriger Unternehmer die Steuergesetze kennen müsste und sich aus der Nichtbefolgung der Vorsatz ergibt. Unterschieden wird zwischen einer mit Vorsatz begangenen Abgabenhinterziehung und einer Finanzordnungswidrigkeit (FOW).

Eine FOW liegt z.B. vor, wenn Selbstberechnungsabgaben (u.a. Umsatzsteuer) wiederholt zu spät gemeldet und entrichtet werden oder gegen die Registrierkassenbestimmungen verstoßen wird. Je nach Tatbestand beträgt die Höchststrafe bis zu 50.000 €.

Liegt aber eine vorsätzliche Abgabenhinterziehung vor, beträgt die Höchststrafe das Doppelte des hinterzogenen Betrages! Ein Beispiel, das zu vielen Verurteilungen führt: Wenn ein Unternehmer über mehrere Monate keine Umsatzsteuervoranmeldungen einreicht und auch die Umsatzsteuer nicht fristgerecht entrichtet, handelt er vorsätzlich. Würde er die Umsatzsteuer fristgerecht melden, aber trotzdem nicht zahlen, liegt überhaupt kein finanzstrafrechtlicher Tatbestand vor.

Härtefall-Fonds Verlängerung

Der Härtefall-Fonds für Corona geplagte Unternehmen wurde nochmal erhöht und verlängert.

Einheitliche Kündigungsfristen wieder verschoben

Eigentlich hätten die längeren Angestellten-Kündigungsfristen bereits ab Juli auch für Arbeiter gelten sollen. Nun wurde neuerlich verschoben – diesmal auf den 1. Oktober 2021.

Die letzte Phase der Angleichung Arbeiter an Angestellte soll mit 1. Oktober 2021 starten. Arbeiter haben dann die gleichen langen Kündigungsfristen wie Angestellte:

Dienst-jahre Frist
0-1 6 Wochen
2 2 Monate
5 3 Monate
15 4 Monate
25 5 Monate

Außerdem ist eine Kündigung nur zum Quartalsende möglich. Werden bei einer Arbeitgeberkündigung nach dem 1.10.2021 die neuen Fristen und Termine nicht beachtet, so hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Kündigungsentschädigung. Die Höhe richtet sich nach den längeren Kündigungsfristen.

Tipp 1: Es kann vereinbart werden, dass eine Kündigung zum 15. und Letzten eines Monats ebenfalls möglich ist. Wenn nicht der Kollektivvertrag bereits eine solche Regelung vorsieht, sollte der Dienstvertrag bei Arbeitern dahingehend geändert werden. Im Kollektivvertrag einzelner Saisonbranchen wie z.B. Gastronomie gelten weiterhin kürzere Kündigungsfristen.

Angestellte können mit Monatsletzten unter Einhaltung einer einmonatigen Kündigungsfrist kündigen. Das gilt ab Oktober 2021 auch für Arbeiter.

Tipp 2: Sollte – z.B. aufgrund von Corona – eine Personalreduktion notwendig sein, können Sie bei Kündigung bis 30.9.2021 noch die alten Fristen und Termine nutzen.

Liebe Leserin, lieber Leser!

Wenn in dieser impuls-Ausgabe mehr von Allgemeinem als von Corona zu lesen ist, empfinden wir das als großen Schritt in Richtung Normalität. Hoffen wir, dass es so weiter geht. Wir berichten hier über Kündigungsfristen oder über die Versteuerung von Krypto-Assets. Auf Seite 8 finden Sie Inputs zur digitalen Buchhaltung.

Aber weil Corona noch nicht vorbei ist, haben wir unserem Magazin wieder Förderthemen „eingeimpft“.

Wir wünschen einen entspannten Sommer und viel Spaß beim Lesen!