Checkliste Aufbewahrungspflichten

Wie lange müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?

Was? Dauer
Buchhaltung, Lohnverrechnung, Rechnungswesen
Bücher des Rechnungswesens, Aufzeichnungen, Belege
(Rechnungen, Bankbelege, Bankauszüge, Frachtbriefe, Abrechnungen…)
7 Jahre
Geschäftspapiere
(Papier und Email)
7 Jahre
Monats- und Jahresbeleg aus der Registrierkasse, Datenerfassungsprotokoll, Startbeleg 7 Jahre
Inventurlisten 7 Jahre
Unterlagen für Anlagenkäufe 7 Jahre
Lohnverrechnungsunterlagen 7 Jahre
Ausnahme: Personalstamm für Dienstzeugnis 30 Jahre
Sonstige Unterlagen, die für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind 7 Jahre
Kapitalgesellschaften zusätzlich:
Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse / Konzernabschlüsse inkl. Lagebericht, empfangene Geschäftsbriefe und Kopie der abgesendeten Geschäftsbriefe
7 Jahre
Unterlagen im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Leistungen an Nicht-Unternehmer in EU-Staaten (OSS) 10 Jahre
Aufzeichnungen von Plattformen im Zusammenhang mit der umsatzsteuerlichen Plattformhaftung 10 Jahre
Unterlagen COVID-19-Hilfen
Investitionsprämie 10 Jahre
Kurzarbeitsbeihilfe 10 Jahre
Härtefallfonds 7 Jahre
Ausnahme: Härtefallfonds Phase 1 10 Jahre
Fixkostenzuschuss I und Fixkostenzuschuss 800.000 7 Jahre
Ausfallsbonus I, II, III 7 Jahre
Verlustersatz I, II, III 7 Jahre
Unterlagen im Zusammenhang mit Immobilien
Belege Anschaffungs- und Herstellungskosten von Grund und Boden, Gebäuden, Baurechten, Superädifikaten 22 Jahre
Belege für Instandhaltung und Instandsetzung 22 Jahre
Tipp: Wir empfehlen diese Belege niemals zu vernichten, da sie bei Verkauf relevant sein können (z.B. Immobilien-Ertragsteuer)
Fristverlängerung
Unterlagen, die ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren betreffen (z.B. Beschwerde Finanzamt, Betriebsprüfung) Verlängerung bis Verfahrensende
Abweichendes Wirtschaftsjahr Verlängerung bis Ende jeweiliges Kalenderjahr
Dauerakt
Unterlagen, die für Beweisführung wichtig sind (z.B. Arbeits-, Gesellschafts-, Darlehens-, Kredit-, Miet-, Pacht- oder Leasingverträge) dauerhaft
Unterlagen, die man aufgrund Datenschutzes vernichten muss
Bewerbungsunterlagen bei Absage 7 Monate
Personenbezogene Daten müssen grundsätzlich nach Verwendung gelöscht werden; spätestens jedoch bei Aufforderung zur Löschung oder Widerruf der Verarbeitungszustimmung. Keine Löschungspflicht, wenn Daten für Vertragserfüllung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, öffentliches Interesse oder zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Weitere Informationen

Wirtschaftskammer:

Das Jahr geht zu Ende – Checkliste

Wir haben die besten Steuerspartipps zum Jahresende 2023 für Sie zusammengestellt.

Tipps für Unternehmer:innen

Abschreibung ausnutzen

Für Investitionen können Sie eine Halbjahres-AfA (Absetzung für Abnutzung), eine degressive Abschreibung oder eine beschleunigte Gebäude-Abschreibung absetzen, wenn das Anlagegut noch vor Jahresende in Betrieb genommen wird.

Hinweis: Wer nach Unternehmensrecht (UGB) bilanziert, kann die degressive Abschreibung ab 2023 nur noch steuerlich nutzen, wenn auch unternehmensrechtlich degressiv abgeschrieben wird.

Sofortabsetzung ausnutzen durch Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Geringwertige Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis 1.000 Euro exklusive Umsatzsteuer können Sie im Jahr der Anschaffung sofort absetzen. Wenn Sie nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, weil Sie z.B. Kleinunternehmer oder Arzt sind, dann gilt die Investition inklusive Umsatzsteuer als 1.000-Euro-Grenze.

Tipp: Wer den Gewinn- oder Investitionsfreibetrag nutzen möchte, muss auf mindestens vier Jahre abschreiben.

Natürliche Personen: Gewinnfreibetrag prüfen

Der Gewinnfreibetrag beträgt bis zu 15 Prozent vom Unternehmensgewinn und betrifft natürliche Personen (nicht für GmbHs). Bis zu einem Gewinn von 30.000 Euro sind es 15 Prozent – und dafür müssen Sie nichts tun. Bei einem höheren Gewinn können Sie vor Jahresende z.B. in Wertpapiere investieren, um den investitionsbedingten Gewinnfreibetrag von bis zu 13 Prozent auszunutzen. Fragen Sie Ihre Bank nach einer Liste der § 14-Wertpapiere. Auch öffentliche Anleihen von Bund, Ländern und Gemeinden sind erlaubt. Wer den Gewinn mittels Pauschalierung ermittelt, kann keinen investitionsbedingten Gewinnfreibetrag absetzen.

Tipp: Wichtig ist eine Gewinnprognose für 2023, damit Sie rechtzeitig ordern können. Dabei unterstützen wir Sie gerne.

Investitionsfreibetrag (IFB)

Der Investitionsfreibetrag führt zu einer weiteren Betriebsausgabe im Jahr der Anschaffung oder Herstellung zusätzlich zur normalen Abschreibung. Für normale Investitionen beträgt der IFB 10 % der Anschaffungs- oder Herstellungskosten, für Investitionen im Bereich Ökologie gibt es immerhin 15 %. Allerdings kann das Wirtschaftsgut dann nicht für den investitionsabhängigen Gewinnfreibetrag verwendet werden. Optimierer kaufen Wertpapiere für den Gewinnfreibetrag und nutzen „andere“ Investitionen für den Investitionsfreibetrag (IFB). Wer den Gewinn mittels Pauschalierung ermittelt, kann keinen IFB nutzen.

Tipp: Für E-Fahrzeuge gibt es 15 Prozent IFB.

Einnahmen-Ausgaben-Rechner: Ausgaben und Einnahmen verschieben

Wenn Sie noch heuer Rechnungen bezahlen, verringern Sie das steuerpflichtige Einkommen. Gleiches gilt, wenn Ihre Kunden erst nächstes Jahr bezahlen. Die Bezahlung der erwarteten Nachzahlung in der Sozialversicherung ist noch heuer absetzbar, wenn sie seriös auf Basis einer Prognoserechnung geschätzt wird. Auch Vorauszahlungen sind möglich. Zwei Punkte sollten Sie allerdings beachten:

  1. Regelmäßige Einnahmen und Ausgaben werden dem Jahr zugerechnet, in das sie wirtschaftlich gehören, wenn sie 15 Tage rund um den Jahreswechsel gezahlt werden.
  2. Vorauszahlungen für Beratungs-, Bürgschafts-, Fremdmittel-, Garantie-, Miet-, Treuhand-, Vermittlungs-, Vertriebs- oder Verwaltungskosten sind nur für das laufende und nächste Jahr gültig. Wer zwei Jahre vorauszahlt, muss aufteilen.

Umsatzsteuergrenze für Kleinunternehmer:innen

Die Umsatzgrenze von 35.000 Euro ist eine Nettogrenze. Wenn Sie Leistungen erbringen, die grundsätzlich mit 20 Prozent USt besteuert werden, beträgt die relevante Kleinunternehmergrenze tatsächlich 42.000 Euro pro Jahr. Beim 10-prozentigen Steuersatz sind es 38.500 Euro, die Sie nicht überschreiten dürfen.

Bestimmte steuerfreie Umsätze (z.B. Umsatz aus ärztlicher Tätigkeit) fallen nicht in die Kleinunternehmergrenze. Achtung: Der Verwaltungsgerichtshof hat festgestellt, dass für die Kleinunternehmergrenze die verrechenbaren Beträge der ausgeführten Leistungen zählen (und nicht die vereinnahmten Entgelte). Damit wirkt sich ein Verschieben der Bezahlung einer erbrachten Leistung ins nächste Jahr nicht auf die Grenze im heurigen Jahr aus.

Einkommensteuergrenze für Kleinunternehmer:innen

Diese Pauschalierungsmöglichkeit gibt es bis maximal 40.000 Euro Jahresumsatz und für Einkünfte aus selbständiger Arbeit oder aus Gewerbetrieb. Kleinvermietungen können die Pauschalierung nicht nutzen – ebenso wenig wesentlich beteiligte GmbH-Geschäftsführer, Aufsichtsratsmitglieder oder Stiftungsvorstände. Die Pauschalierung kann unabhängig von der Kleinunternehmer-Befreiung in der Umsatzsteuer in Anspruch genommen werden. Dienstleistungsunternehmen können 20 Prozent der Betriebseinnahmen als Ausgaben absetzen, bei allen anderen Betrieben sind es 45 Prozent. Hinsichtlich Nettogrenze und Toleranzregel gelten die gleichen Regeln wie in der Umsatzsteuer.

Tipp: Da sich die Grenze auf die vereinnahmten Entgelte bezieht, kann es sinnvoll sein, Umsätze ins Folgejahr zu verschieben.

GSVG-Befreiung für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer sind von den Kranken- und Pensionsversicherungsbeiträgen befreit. Dazu muss der Antrag bis Jahresende bei der Sozialversicherung der Selbständigen (SVS) eintreffen.

Voraussetzungen:

Bücher und Aufzeichnungen aus 2016 vernichten

Schaffen Sie Platz! Denn Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere des Jahres 2016 dürfen mit Jahresende vernichtet werden. Dann läuft die Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren ab. Weiterhin aufheben müssen Sie:

Tipp: Steigen Sie auf elektronische Belege und papierloses Buchen um. Sie können Papierbelege einscannen oder gleich elektronisch erstellen bzw. empfangen. Wichtig: Die Belege müssen so archiviert sein, dass eine inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht möglich ist. Wir beraten Sie hier gerne!

Gruppenantrag an das Finanzamt schicken

Für GmbHs lohnt es sich zu prüfen, ob Ihnen ein Tochterunternehmen für das Jahr 2023 einen Verlust bescheren wird. Mit der Gruppenbesteuerung ist es möglich, Gewinne und Verluste von beteiligten Gesellschaften zu addieren und daraus die Körperschaftsteuer zu berechnen. Verluste wirken sich dadurch sofort auf die Steuerlast aus. Auch Verluste ausländischer Töchter dürfen abgezogen werden.

Voraussetzung: Ein schriftlicher Antrag bis zum 31.12.2023 an das Finanzamt, wenn Sie noch Verluste aus 2023 mit Gewinnen gegenverrechnen wollen. Die Gruppe gilt dann für mindestens drei Jahre.

Selbständige mit Kind: Abgrenzung Kinderbetreuungsgeld aus 2021

Wer im Jahr 2021 Kinderbetreuungsgeld bezogen hat und daneben noch etwas verdient hat, sollte die Zuverdienstgrenze im Auge behalten. Für Einkünfte außerhalb eines Dienstverhältnisses kann man noch bis zum Jahresende eine Abgrenzung an die Krankenkasse schicken. Dann werden nur die Monate mit Kinderbetreuungsgeld geprüft.

Pensionsrückstellungen noch bis Jahresende auslagern

Wer die Pensionsrückstellung aus der Bilanz haben möchte, kann diese an eine Pensionskasse oder betriebliche Kollektivversicherung auslagern. Die steuerbegünstigte Übertragung, bei der eine mögliche Deckungslücke auf zehn Jahre verteilt abgesetzt werden kann, ist jedoch nur noch bis Ende 2023 möglich.

Tipps für Vermieter

Substanzabgeltung überweisen

Häufig haben Vermieter Ihre Liegenschaften bereits an die nächste Generation verschenkt, sich jedoch das Fruchtgenussrecht behalten. Um die Möglichkeit der Gebäudeabschreibung (und auch der Herstellungsfünfzehntel) nicht zu verlieren, muss es eine Vereinbarung zur Zahlung einer sogenannten „Substanzabgeltung“ an den Liegenschaftseigentümer geben.

Wichtig: Die Zahlung muss heuer noch nachweislich – am besten per Überweisung – fließen, damit diese für 2023 als Ausgabe geltend gemacht werden kann!

Tipps für Arbeitgeber:innen

Steuerfreie Zukunftssicherung prüfen

Dienstnehmer, die Prämien für Lebens-, Kranken-, Unfall- oder Pensionsversicherungen bis zu 300 Euro pro Jahr von ihrem Dienstgeber bezahlt bekommen, zahlen dafür keine Lohnsteuer und Sozialversicherung. Wichtig: Die Begünstigung muss für alle Arbeitnehmer oder bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern gelten.

Tipp: Bei monatlichen Zahlungen der Prämie erhöht sich auch das Jahressechstel.

Mitarbeiterbeteiligung, Gewinnbeteiligung und Teuerungsprämie

Diese steuerfreien Prämien bis 3.000 Euro können unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen noch an Ihre Mitarbeiter ausbezahlt werden. Wir beraten Sie gerne.

Lohnverrechnung aufrollen

Der Dienstgeber kann – muss aber nicht – die Bezüge 2023 für den Dienstnehmer aufrollen und neu berechnen. Damit gleicht man die Lohnsteuer bei unregelmäßigen Bezügen aus. Dieses Service kann die Arbeitnehmerveranlagung ersparen.

Tipp: Bei ganzjähriger Beschäftigung kann der Arbeitgeber auch die Gewerkschafts- und Kirchenbeiträge mitberücksichtigen.

Betriebsfeiern veranstalten

Bis 365 Euro pro Jahr und Arbeitnehmer dürfen Veranstaltungen wie Weihnachtsfeier, Betriebsausflug etc. kosten. Wird es teurer, muss man Sozialversicherung und Lohnsteuer für den Betrag darüber bezahlen.

Gutscheine schenken

Schenken Sie Ihren Arbeitnehmern 186 Euro pro Jahr in Form von Sachgeschenken, Goldmünzen oder Gutscheinen. Diese sind lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Sachzuwendungen anlässlich eines Firmen- oder Dienstjubiläums sind zusätzlich bis 186 Euro steuerfrei.

Kinderbetreuung sponsern

Eltern machen Sie eine steuerfreie Freude, indem Sie Kinderbetreuung mit bis zu 1.000 Euro unterstützen. Der Betrag gilt pro Kind bis 10 Jahre und wird direkt an Kindergarten, Hort oder Tagesmutter überwiesen. Außerdem muss der Zuschuss entweder allen oder einer bestimmten Gruppe von Arbeitnehmern gewährt werden. Ab 2024 gibt es neue Grenzen: Dann sind 2.000 Euro pro Jahr für Kinder bis 14 Jahre steuerfrei. Außerdem ist ein Kostenersatz nun erlaubt und es muss nicht der Arbeitgeber direkt an den Kindergarten, Hort etc. überweisen.

Öffi-Ticket sponsern

Damit das Öffi-Ticket abgabenfrei ist, muss es zumindest am Wohnort oder der Arbeitsstätte gelten. Das Ticket kann auch vom Arbeitnehmer bezahlt werden.

Tipp: Seit 2023 ist das Pendlerpauschale abzüglich Ticketwert wieder absetzbar.

Jahressechstel mit sechs Prozent Lohnsteuer optimieren

Wenn Sie unregelmäßige Bezüge bekommen (z.B. für Überstunden, Nachtarbeit, Schmutz, Erschwernis, Gefahr) oder wenn der Sachbezug nur zwölf Mal verrechnet wird, dann wird das Jahressechstel nicht optimal ausgenutzt.

Tipp: Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter mit einer steuergünstigen Prämie. Wir berechnen gerne für Sie das verbleibende Jahressechstel, sofern Sie die Überstunden und Zulagen für Dezember bereits abschätzen können.

Tipps für Arbeitnehmer:innen

Werbungskosten bezahlen

Wer Werbungskosten heuer bezahlt, kann sie noch von der Steuer absetzen. Es bieten sich folgende Posten an: Fachliteratur, Aus- und Fortbildungskosten (Seminare, Kurse, Schulungen mit allen Nebenkosten, wie Fahrtkosten und Diäten), Umschulungskosten, Familienheimfahrten, Kosten für eine doppelte Haushaltsführung, Telefonspesen, Mitgliedsbeiträge etc.

Tipp: Tätigen Sie Vorauszahlungen. Diese sind dann noch heuer Werbungskosten.

Homeoffice

Wer bis Jahresende insgesamt 100 Homeoffice-Tage geleistet hat, kann entweder die vollen 300 Euro abgabenfrei vom Arbeitgeber bekommen oder die Differenz als Werbungskosten absetzen. Auch die Kosten bis zu 300 Euro für den Arbeitsplatz (z.B. Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung) können abgesetzt werden, wenn zumindest 26 Tage im Homeoffice gearbeitet wurde.

Arbeitnehmerveranlagung 2018 einreichen

Wer Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen aus 2018 geltend machen möchte, sollte sich beeilen, denn für die Arbeitnehmerveranlagung 2018 ist der 31.12.2023 der letzte Tag zur Einreichung (Postkasten am Finanzamt bzw. Übermittlungszeit FinanzOnline 24:00 Uhr).

Tipp: Wenn es mit der Frist knapp wird, können Sie das Formular L1 Arbeitnehmerveranlagung mit Ihren Grunddaten bis 31.12. abgeben und im Wege der Beschwerde Ihre Werbungskosten nachreichen.

Tipps für alle

Schenkungsmeldung nicht vergessen

Weihnachten ist das Fest des Schenkens. Man zahlt zwar keine Schenkungssteuer mehr, muss aber wertvolle Geschenke dem Finanzamt melden. Nahe Angehörige müssen melden, wenn sie mehr als 50.000 Euro innerhalb eines Jahres schenken. Bei Fremden beträgt die Grenze 15.000 Euro innerhalb von fünf Jahren. Ausnahme: Wer ein Grundstück schenkt, muss nicht melden.

Das Finanzamt verlangt die Meldung innerhalb von drei Monaten und verpflichtet den Geber und den Nehmer. Wird nicht gemeldet, droht eine Strafe bis zu 10% der Schenkung.

Prämien fürs Bausparen und Zukunftsvorsorge kassieren

Für die prämienbegünstigte Zukunftsvorsorge können Sie in 2023 bis zu 136,94 Euro an Prämie kassieren (Einzahlung von 3.222,18 Euro). Für Bausparer gibt es maximal 18 Euro (Einzahlung 1.200 Euro pro Jahr).

Tipp: Wenn der Vertrag vor 10 Jahren abgeschlossen wurde, können Sie die prämienbegünstigte Zukunftsvorsorge kündigen. Fragen Sie Ihren Versicherungsbetreuer, ob eine Kündigung bzw. ein Umstieg auf ein neues Modell für Sie möglich und sinnvoll ist.

Steuerberatung und Kirchenbeitrag bezahlen

An Kirchenbeitrag können Sie bis zu 400 Euro absetzen. Und zwar auch dann, wenn Sie für Partner oder Kinder bezahlen. Steuerberatungskosten sind unbegrenzt absetzbar.

Tipp: Der Kirchenbeitrag wird automatisch ans Finanzamt übermittelt. Sie brauchen keine Zahlungsbestätigung mehr. Prüfen Sie in FinanzOnline, ob die Zahlung mit der Meldung übereinstimmt.

Spenden

Spenden sind bis zu 10% des laufenden Gewinns oder 10% der Einkünfte des laufenden Jahres absetzbar. Der Spendenempfänger muss aber auf der Spendenliste stehen: https://service.bmf.gv.at/Service/allg/spenden/show_mast.asp

Tipp: Spenden werden automatisch ans Finanzamt übermittelt. Dazu braucht die Spendenorganisation Ihren Vor- und Zunamen laut Meldezettel sowie Ihr Geburtsdatum.

Öko-Förderantrag stellen

Ab 2022 kann man einen Pauschalbetrag in Höhe von 800 Euro pro Jahr für thermisch-energetische Sanierung und 400 Euro für Heizkesseltausch absetzen. Voraussetzung ist, dass dafür eine Bundesförderung gewährt wird und dass die Ausgaben nach Abzug der Kosten 4.000 Euro (Sanierung) bzw. 2.000 Euro (Kesseltausch) übersteigen. Die Pauschale kann erstmalig im Jahr der Auszahlung der Förderung und in den weiteren vier Jahren abgesetzt werden. Die Daten werden automatisch an das Finanzamt gemeldet. Tipp: Je rascher der Antrag gestellt wird, desto schneller erfolgt die Auszahlung und die Sonderausgaben-Pauschale.

Außergewöhnliche Belastungen bezahlen

Absetzbar mit Selbstbehalt sind Krankheitskosten (Arzt, Medikamente, Spital, Zahnarzt usw.), Ausgaben für Kur, Alters- und Pflegeheim sowie nicht gedeckte Begräbniskosten.

Ohne Selbstbehalt: Kosten bei Behinderung, bestimmten Krankheiten wie Diabetes, Katastrophenschäden und auswärtiger Berufsausbildung der Kinder.