Wie lange müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?
| ✓ | Was? | Dauer |
| Buchhaltung, Lohnverrechnung, Rechnungswesen | ||
| ☐ | Bücher des Rechnungswesens, Aufzeichnungen, Belege (Rechnungen, Bankbelege, Bankauszüge, Frachtbriefe, Abrechnungen…) |
7 Jahre |
| ☐ | Geschäftspapiere (Papier und Email) |
7 Jahre |
| ☐ | Monats- und Jahresbeleg aus der Registrierkasse, Datenerfassungsprotokoll, Startbeleg | 7 Jahre |
| ☐ | Inventurlisten | 7 Jahre |
| ☐ | Unterlagen für Anlagenkäufe | 7 Jahre |
| ☐ | Lohnverrechnungsunterlagen | 7 Jahre |
| ☐ | Ausnahme: Personalstamm für Dienstzeugnis | 30 Jahre |
| ☐ | Sonstige Unterlagen, die für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind | 7 Jahre |
| ☐ | Kapitalgesellschaften zusätzlich: Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse / Konzernabschlüsse inkl. Lagebericht, empfangene Geschäftsbriefe und Kopie der abgesendeten Geschäftsbriefe |
7 Jahre |
| ☐ | Unterlagen im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Leistungen an Nicht-Unternehmer in EU-Staaten (OSS) | 10 Jahre |
| ☐ | Aufzeichnungen von Plattformen im Zusammenhang mit der umsatzsteuerlichen Plattformhaftung | 10 Jahre |
| Unterlagen COVID-19-Hilfen | ||
| ☐ | Investitionsprämie | 10 Jahre |
| ☐ | Kurzarbeitsbeihilfe | 10 Jahre |
| ☐ | Härtefallfonds | 7 Jahre |
| ☐ | Ausnahme: Härtefallfonds Phase 1 | 10 Jahre |
| ☐ | Fixkostenzuschuss I und Fixkostenzuschuss 800.000 | 7 Jahre |
| ☐ | Ausfallsbonus I, II, III | 7 Jahre |
| ☐ | Verlustersatz I, II, III | 7 Jahre |
| Unterlagen im Zusammenhang mit Immobilien | ||
| ☐ | Belege Anschaffungs- und Herstellungskosten von Grund und Boden, Gebäuden, Baurechten, Superädifikaten | 22 Jahre |
| ☐ | Belege für Instandhaltung und Instandsetzung | 22 Jahre |
| Tipp: Wir empfehlen diese Belege niemals zu vernichten, da sie bei Verkauf relevant sein können (z.B. Immobilien-Ertragsteuer) | ||
| Fristverlängerung | ||
| ☐ | Unterlagen, die ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren betreffen (z.B. Beschwerde Finanzamt, Betriebsprüfung) | Verlängerung bis Verfahrensende |
| ☐ | Abweichendes Wirtschaftsjahr | Verlängerung bis Ende jeweiliges Kalenderjahr |
| Dauerakt | ||
| ☐ | Unterlagen, die für Beweisführung wichtig sind (z.B. Arbeits-, Gesellschafts-, Darlehens-, Kredit-, Miet-, Pacht- oder Leasingverträge) | dauerhaft |
| Unterlagen, die man aufgrund Datenschutzes vernichten muss | ||
| ☐ | Bewerbungsunterlagen bei Absage | 7 Monate |
| ☐ | Personenbezogene Daten müssen grundsätzlich nach Verwendung gelöscht werden; spätestens jedoch bei Aufforderung zur Löschung oder Widerruf der Verarbeitungszustimmung. Keine Löschungspflicht, wenn Daten für Vertragserfüllung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, öffentliches Interesse oder zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen erforderlich sind. | |
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