Rechnungen richtig ausstellen
Eine ordnungsgemäße Rechnung ist der wichtigste Beweis für den Vorsteuerabzug. Damit mangelhafte Rechnungen nicht zum Verlust der Vorsteuer führen, gibt es die Möglichkeit der Rechnungsberichtigung.
Für eine korrekte Rechnung sind je nach Rechnungshöhe sechs bis zwölf Rechnungsmerkmale notwendig. Man unterscheidet folgende Rechnungsarten:
- Für Kleinbetragsrechnungen bis 400 € (brutto inkl. MwSt.) sind sechs Rechnungsmerkmale notwendig.
- Eine Rechnung zwischen 400 € und bis 10.000 € erfordert elf notwendige Merkmale.
- Auf Rechnungen über 10.000 € brutto sowie bei „Reverse Charge“ und innergemeinschaftlichen Lieferungen ist auch die UID-Nr. des Empfängers notwendig.
Berichtigung von mangelhaften Rechnungen
Bei einer mangelhaften Rechnung fehlen ein oder mehrere Merkmale. Aus Sicht des Leistungserbringers führt eine mangelhafte Rechnung zu einer Steuerschuld kraft Rechnungslegung. Das bedeutet, die Umsatzsteuer ist an den Fiskus zu bezahlen. Beim Rechnungsempfänger kann zumeist der Vorsteuerabzug nicht vorgenommen werden – erst durch eine Berichtigung kann dieser nachgeholt werden.
Im Regelfall kann nur der Rechnungsaussteller die Rechnung berichtigen. Folgende Möglichkeiten gibt es:
- Berichtigungsnote: Korrekturen und Ergänzungen werden unter Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung vorgenommen.
- Stornierung: Die ursprüngliche Rechnung wird storniert und eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer wird ausgestellt.
- Berichtigte Rechnung ausstellen mit der selben Rechnungsnummer, jedoch unbedingt durch Hinweis darauf, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. Ansonsten gibt es das Risiko der Steuerschuld kraft Rechnungslegung.
- Neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer unter Hinweis auf ursprüngliche Rechnung – auch hier gilt das Risiko der Steuerschuld kraft Rechnungslegung.
Die Varianten 1 + 2 sind die sichersten. Wenn ein Rechnungsabzug durch Skonto oder Rabatt erfolgt, dann ist keine Rechnungskorrektur notwendig.
Rechnungskorrekturen wirken laut Europäischem Gerichtshof rückwirkend. Wenn allerdings so grobe Mängel vorliegen, dass man nicht von einer Rechnung sprechen kann, es fehlt etwa der Leistungserbringer, dann wirkt die Korrektur im Berichtigungszeitpunkt.
Fazit: Bei einer Fülle von Rechnungen kann es schon zu Unrichtigkeiten kommen. Am besten man verwendet Rechnungsvorlagen oder Fakturierungsprogramme. Sollte trotzdem ein Mangel auftreten, dann kann eine Berichtigung erfolgen.