Rechnungswesen

Papierlose Buch­haltung: Die Bank

Auch in der Zahlungsabwicklung gilt: Digital spart man Zeit und Geld und vermeidet Fehler.

Zahlungseingänge

Das Ziel: Weg vom Zahlschein! Überzeugen Sie Ihre Kunden vom praktischen Lastschriftverfahren. Der Kunde muss sich nicht um die Zahlung kümmern und Sie müssen Ihrem Geld nicht hinterherlaufen.

Überweisungen

Alle Banken bieten Apps und Desktop-Lösungen an, die ein Abtippen von Zahlungsdaten ersparen sollen. Hier wird z.B. die Rechnung fotografiert und die Software erkennt die relevanten Zahlungsdaten. Das erleichtert das Leben, ist aber fehleranfällig. Der Goldstandard:

• Eingangsrechnungen werden gescannt und automatisch verbucht. Daraus wird ein Zahlungsvorschlag erstellt, der in die Bankensoftware übernommen werden kann. Übertragungsfehler sind nahezu auszuschließen.
• Personalabrechnung: Internetbanking-File für Zahlungen an Mitarbeiter und Behörden werden im Rahmen der Lohnverrechnung generiert und in die Bankensoftware importiert.

Erst eine zeitnahe Verbuchung ermöglicht die Bereitstellung von Überweisungsdaten für den Zahlungsverkehr.

Verbuchung Bankbelege

Vorteil elektronischer Kontoauszug: Abtippen entfällt, geringere Fehlerquote, Zeitersparnis kann für Abstimmungsarbeiten und Optimierung genutzt werden.

Als Standard-Bankfile ist derzeit CAMT.053 im Einsatz. Ein PDF-Auszug kann zur Buchung gehängt werden. Der Kontoinhaber gewährt einen reinen Lesezugriff auf das Bankkonto, um die Daten abrufen zu können. Die Gebühren der Banken sind hier recht unterschiedlich.

Die Entwicklung geht hier in Richtung API (Application Programming Interface = standardisierte Schnittstelle). Der Kontoinhaber gibt diese 90 Tage für die Buchhaltung frei. Der Zugriff erfolgt mit Hilfe der Rechnungswesen-Software dabei automatisch.