Sozialversicherung

GPLB erfolgreich meistern

Die Gemeinsame Prüfung von Lohnabgaben und Beiträgen (GPLB), vormals GPLA, wird regelmäßig bei Unternehmen durchgeführt und umfasst in der Regel einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren. Zu beobachten ist, dass die Prüfpraxis oft nicht mit den geplanten Anreizen zur Mehrarbeit zusammenpasst.

Wer ist zuständig?

Die GPLB wird entweder von einem Prüfer der Finanz oder der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) durchgeführt. Im Vorfeld werden detaillierte Unterlagenlisten übermittelt. Geprüft werden Lohnsteuer, Sozialversicherung und Lohnnebenkosten.

Ablauf der Prüfung

Die Prüfung findet meist in der Kanzlei der steuerlichen Vertretung statt, jedoch sind auch Betriebsbesuche und Befragungen von aktiven und ausgeschiedenen Mitarbeitern möglich. Für die Lohnsteuer kann eine strafbefreiende Selbstanzeige abgegeben werden. Die Prüferbetreuung kann je nach Hartnäckigkeit sehr umfangreich werden, was sich dann auch in den Beratungskosten niederschlägt.

Am Ende gibt es eine Schlussbesprechung mit Niederschrift und Prüfberichten. Bei Unstimmigkeiten sind Rechtsmittel möglich; für die Sozialversicherung muss zuvor ein Bescheid angefordert werden.

Kritische Prüfpunkte („heiße Eisen“):

1. Arbeitszeitaufzeichnungen:
   Diese müssen lückenlos und korrekt geführt sein und mit der Abrechnung übereinstimmen. Durchrechnungszeiträume, Gleitzeit und All-In-Vereinbarungen werden nachgerechnet – auch bei leitenden Angestellten.
2. Überstundenzuschläge:
   Laut Regierungsprogramm sollen Überstunden und Zuschläge steuerlich begünstigt werden. Die Prüfpraxis zeigt, dass bei Mehrstunden in Kombination mit Gleitzeit, All-In oder Durchrechnungen immer kritischer geprüft wird und die Steuerfreiheit oft aberkannt wird. Es wird sogar untersucht, ob die Arbeit am Sonntag oder Feiertag wirklich notwendig war.
3. Reisekosten und Kilometergeld:
   Reisekostenaufzeichnungen müssen mit den Arbeitszeiten übereinstimmen. Taggelder sind aktuell bis 30 € pro Tag abgabenfrei, Nächtigungsgelder bis 17 €. Hier prüft die Finanz die Dauer der Dienstreise, wie oft der Zielort aufgesucht wurde und ob einzelne Mahlzeiten vom Arbeitgeber bezahlt wurden. Beim Kilometergeld wird insbesondere kontrolliert, ob Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte fälschlicherweise inkludiert wurden. Das Fahrtenbuch muss mit allen geforderten Merkmalen sehr genau geführt werden.
4. Privatnutzung Firmen-PKW:
   Hier wird die Berechnung des Sachbezugs und die Kilometeranzahl für den halben Sachbezug geprüft. Bei Poolfahrzeugen muss nachgewiesen werden, dass Privatfahrten durch abendliche Schlüsselhinterlegung unmöglich sind. Spezialfahrzeuge wie z.B. Pannenfahrzeuge, werden hinsichtlich der fixen Einbauten genau unter die Lupe genommen und können ohne Sachbezug nur für die Strecke Wohnung – Arbeitsstätte genutzt werden. Geprüft wird auch, ob der Mitarbeiter im Besitz eines Privatfahrzeuges ist.
5. Freiwilliger Sozialaufwand:
   Steuerfreie Goodies wie Essensgutscheine, Öffi-Tickets, Zuschüsse für Kinderbetreuung oder Pensionsvorsorge müssen den strengen Kriterien entsprechen.
6. Betriebsfeiern und Sachzuwen­dungen:
   Zum Nachweis der seit Jahren nicht erhöhten Betragsgrenzen von 365 € pro Person und Jahr für Feiern und 186 € für Sachgeschenke werden Teilnahmelisten und Kostenaufstellungen verlangt. Erfreulich: Berufliche Veranstaltungen im Interesse des Arbeitgebers schöpfen die Freibeträge nicht aus. Das Bundesfinanzgericht (BFG) hat entschieden, dass Veranstaltungen zur Förderung des Betriebsklimas nicht als Entlohnung gelten. Diese Entscheidung liegt aktuell beim Verwaltungsgerichtshof (VwGH) zur Überprüfung.
7. Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen:
   Bezüglich der Steuerfreiheit von bis zu 400 € monatlich streitet die Finanz gerne, ob die Verschmutzung, Erschwernis oder Gefahr außerordentlich und ob die Höhe angemessen war. Tipp: Dokumentieren Sie – auch mit Fotos!
8. Trinkgelder:
   Bei Kollektivverträgen mit Öffnungsklauseln werden die Pauschalen mit den tatsächlich zugeflossenen Trinkgeldern verglichen. Sind diese erheblich höher, werden SV-Beiträge nachverrechnet. In Sachen Lohnsteuer hat das BFG 2024 festgestellt, dass vom Arbeitgeber organisierte Verteilungssysteme nach einem festgelegten Schlüssel nicht akzeptiert werden.
9. Dienstwohnung:
   Der Sachbezug für kostenlose oder verbilligte Wohnungen wird jährlich nachgerechnet.
10. Arbeitsplatznahe Unterkunft:
    Dienstzimmer usw. sind steuerfrei, wenn die Unterkunft der Sachbezugswerteverordnung entspricht und der Mitarbeiter den Mittelpunkt der Lebensinteressen woanders hat. Tipp: Meldezettel als Nachweis kopieren.
11. Umqualifizierung von Dienstverhältnissen:
    Die Behörde geht von einem echten Dienstverhältnis aus, obwohl die betreffende Person als neuer Selbständiger oder freier Dienstnehmer bezahlt und abgerechnet wird. Es drohen rückwirkend Beiträge und Lohnsteuer.
    Aktuelle Entscheidungen des VwGH betonen die Bedeutung der unternehmerischen Eigenständigkeit. Arbeitet ein freier Dienstnehmer nur beim Auftraggeber und nutzt dessen Infrastruktur, droht die Umqualifizierung in ein echtes Dienstverhältnis. Bei neuen Selbständigen sollten eigene Betriebsmittel im Wert von über 1.000 € vorhanden sein – also oberhalb der Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter.